Стуация на АЗ «Урал» складывается таким образом, что сегодня вся производственная площадка предприятия охвачена двенадцатью известными автозаводцам инструментами «бережливого производства». Не остаются в стороне и офисы завода. Особенно приличных успехов в области деятельности кайдзен добился коллектив централизованной бухгалтерии. На днях по каналу ТНТ в программе «АЗ «Урал» — горячая линия новостей» демонстрировался спецрепортаж «Централизованная бухгалтерия», подготовленный корреспондентом «Экран–ТВ» Галиной Киреевой. Предлагаем вашему вниманию газетную версию этого репортажа.

   Вфеврале 2005 года высокий уровень профессионального мастерства бухгалтеров АЗ «Урал» был отмечен весьма солидно. Коллектив получил в награду знак и диплом — «Лучшая российская служба бухгалтерского учёта–2004». Такое почётное звание как победителю Всероссийского конкурса было присуждено централизованной бухгалтерии АЗ «Урал» по решению Международного форума бухгалтеров и аудиторов, президиумом Международной академии экономики и финансов. Специалисты централизованной бухгалтерии стали лидерами в области деятельности кайдзен в офисе, они в числе первых поняли, что без существенных изменений в организации труда сегодня нелегко достичь успехов.

   Сответствовать ритму жизни «Урала» значит постоянно менять свою работу к лучшему, искать пути совершенствования. Ещё в 2004 году, когда на предприятии и речи не было о принципах «бережливого производства», в централизованной бухгалтерии автозавода задумались над тем, как изменить свою работу к лучшему, развернули собственную программу действий и получили достаточно впечатляющие результаты. Летом 2005 года один из отделов бухгалтерской службы был выбран в качестве пилотной площадки по внедрению первого этапа улучшений 5S в офисе совместно с Кайдзен–Институтом. Вторым этапом стала стандартизация рабочих мест. Третьим этапом в бухгалтерии занимаются сейчас. Это картографирование и улучшение бизнес–процессов.

   Всамом начале своей деятельности в области кайдзен бухгалтерская служба приняла решение создать благоприятную среду для работников, потому что именно с хорошей атмосферы в коллективе, когда всё удобно и комфортно, и начинается успешная работа. На первом этапе, например, устранили излишние перемещения, ксерокопирования, уменьшили затраты на содержание офиса. Рассказывает Маргарита Костерина, заместитель главного бухгалтера АЗ «Урал»:

   — В процесс улучшений был вовлечён весь персонал бухгалтерии. Рассортировали все вещи в офисе, убрали лишние столы, принтеры и документы, разработали стандарты рабочей зоны. В результате проведённого практикума удалось сократить площади на 200 метров, что практически составляет четвёртую часть централизованной бухгалтерии. Высвобождено 50 единиц оргтехники. Полностью проведена стандартизация рабочих мест. В три раза сокращены расходы на приобретение канцтоваров. Хотелось бы отметить и такой положительный момент, который нельзя измерить деньгами: создание приятной, комфортной среды в офисе. И ещё один важный факт хотелось бы подчеркнуть. Мы не использовали на всю проведённую работу никаких дополнительных средств, кроме небольших расходов на приобретение цветных стикеров и скотча.

   Сстема кайдзен, то есть непрерывных совершенствований, начинается, кажется, с очевидных мелочей. Любой отчёт — не больше одной страницы, телефонный разговор — одна минута, совещание — один час, принятие любого решения — один день. Если постоянно помнить об этих, казалось бы, таких незаметных деталях деятельности в офисе и применять их постоянно, то результат на заставит себя ждать. Начальник бюро основного производства централизованной бухгалтерии Ирина Кочнева на градообразующем предприятии трудится шестой год. Работа ей нравится, оттого и хочется постоянно вносить в свою деятельность улучшения. Чуть более года назад изменения ритма и качества работы коснулись и подразделения, которым руководит Ирина Сергеевна:

   — Например, утро начинается с «пятиминуток» бюро, в ходе которых мы составляем план–график работы на день. Вечером же, выявив какие–либо недостатки, вносим коррективы на следующий день. Работа бухгалтера очень интересная. Особенно сейчас, после проведённой стандартизации, появляется больше возможностей для творческой деятельности.

   Чобы работать в централизованной бухгалтерии АЗ «Урал», недостаточно иметь опыт и диплом о высшем образовании. Хотя и это, безусловно, ценится. В первую очередь приветствуется активная жизненная позиция, целеустремлённость, желание обучаться, воспринимать новое, видеть возможности улучшений в своей работе, такой, казалось бы, обыденной и прозаичной. Заместитель главного бухгалтера АЗ «Урал» Маргарита Костерина подчёркивает: всё, чего удалось добиться на первых порах, требует постоянного контроля, поддержания успеха на достигнутом уровне. С этой целью в централизованной бухгалтерии еженедельно проводится офис–аудит, ежемесячно — день чистоты с привлечением сотрудников смежных отделов, которые дают независимую оценку. «Мы хотим быть лучше и развиваться быстрее», — так говорят сотрудники централизованной бухгалтерии. Поэтому они не останавливаются на однажды сделанном, идут дальше по пути улучшений. Так, на втором этапе внедрения принципов «бережливого производства» очевидной стала задача стандартизации рабочих мест. Всё должно быть под рукой, чтобы поиск нужных документов не отнимал много времени у клиентов. О том, что было сделано, рассказывает заместитель главного бухгалтера АЗ «Урал» Ирина Егорушкина:

   — Для себя мы определили несколько целей, которых хотелось бы достичь в ходе проведения практикумов. Это прежде всего повышение эффективности работы нашего офиса через стандартизацию учётных процедур, коммуникаций. Мы хотели создать примеры визуальной информации, начать поиск улучшений. Сотрудниками бухгалтерии были разработаны и предложены к использованию 14 стандартов. Большой блок предложений стандартизировал работу в офисе. Это стенды управления, матрица ответственности, а также использование оргтехники. Актуальным для нас явился стандарт использования дерева каталогов на персональных компьютерах. К слову, эти стандарты нашли применение и в других офисах предприятия.

   Лгическим продолжением пройденного этапа большого пути стало внедрение следующего, третьего уровня программы «кайдзен–офис», а именно — картографирование всех происходящих процессов. Действительно, если видишь и чётко представляешь проблемы, то легче понять пути их устранения. Первый практикум был проведён совместно со специалистами Кайдзен–Института. Дальше сотрудники централизованной бухгалтерии работали самостоятельно. В нынешнем году было намечено проведение 67 практикумов, из которых 47 уже завершены. Что это дало? Эффективность труда выросла на 70 процентов, сотрудники подали более шести десятков предложений по улучшению качества своей работы. Отражается ли это как–то на конечном продукте всего градообразующего предприятия? Вопрос к заместителю главного бухгалтера Ирине Егорушкиной:

   — Наша главная цель заключается в удовлетворении потребностей клиентов, среди которых есть и акционеры, и топ–менеджеры предприятия. Для них очень важно своевременно получать необходимую информацию. С этой задачей бухгалтерия успешно справляется.

   Счем чаще всего ассоциируется бухгалтерская служба? С рутинными процедурами, неисчислимыми бумагами, долгим ожиданием ответа на свой запрос. Сейчас с большей частью таких стереотипов в деятельности централизованная бухгалтерия распрощалась. Поэтому Ирина Викторовна Егорушкина имеет все основания сказать:

   — Это и есть тот результат, которого позволяют достичь внедряемые инструменты новой производственной системы.

   Подвижение на пути к успеху прежде всего зависит от команды. Главный бухгалтер АЗ «Урал» Наталья Макарова уверена: в централизованной бухгалтерии удалось создать профессиональную команду руководителей и ключевых специалистов, способных достигать поставленные цели в рамках выбранной предприятием стратегии.

   — К сегодняшнему дню работниками бухгалтерии внедрено 1906 кайдзенов. И это, конечно же, не предел. Известные фирмы, такие как «Тойота», ставят для себя цель добиться 29 улучшений на человека. Мы же пока смогли достичь лишь такого рубежа: десять кайдзенов на одного работника. Поэтому поставили для себя цель в 2007 году добиться 20 кайдзенов на одного человека. Задача достаточно амбициозная, но наш коллектив будет стремиться к тому, чтобы её выполнить. В связи с этим вот что ещё хотелось бы сказать. На самом деле все кайдзены, эти непрерывные совершенствования, есть не что иное, как помощь самому себе. Оглядись вокруг, найди то, что тебе мешает работать. Ведь дома мы все занимаемся улучшениями, делаем это ежедневно. Надо научиться это делать на работе, и тогда исчезнет море проблем. Введение кайдзенов не требует больших расходов, польза же от них видна сразу.

   Нт предела совершенству. И централизованная бухгалтерия постоянно проводит работу над ошибками. В этом очень важна поддержка первого руководителя предприятия. Наталья Вячеславовна Макарова продолжает свой рассказ:

   — Нам в этом отношении повезло. Виктор Христофорович Корман постоянно интересуется положением дел в бухгалтерии, оказывает поддержку. Для нас важное значение имеет внимание генерального директора ко всем начинаниям, происходящим в бухгалтерии.