Кнцелярия. Вот сущность, без которой не может обойтись ни одно уважающее себя предприятие. И автомобильный завод «Урал» не является исключением. Канцелярия на миасском градообразующем предприятии, конечно же, есть, она входит в состав административно–хозяйственного управления и ведает служебной перепиской, оформлением текущей документации, командировок, доведением до всех подразделений предприятия приказов, распоряжений, постановлений, положений… Понятное дело, в заводской канцелярии работают только женщины, значит, за чистоту и порядок можно не беспокоиться. Однако автозаводцы теперь владеют уникальным инструментом, который и без того опрятные комнаты, в коих размещается канцелярия, может сделать ещё краше. И называется этот инструмент — 5S. К исходу 2006 года во всех производственных участках и отделах, расположенных в инженерном корпусе, будут действовать принципы такого основополагающего инструмента TPS, как 5S, позволяющие работать лучше, а не больше. Не осталась в стороне от общезаводской деятельности кайдзен и канцелярия административно–хозяйственного управления. Здесь тоже украсили и улучшили рабочее пространство двух служебных комнат с помощью инструмента 5S в офисе. Как же именно? Ответы на этот и другие вопросы дают итоги обхода, который провёл на минувшей неделе генеральный директор АЗ «Урал» Виктор Корман, чтобы лично проверить степень продвижения здесь «бережливого производства».

   Тетий этаж инженерного корпуса, расположенная в комнате № 345 канцелярия предприятия. Вереница столов, шкафы, ровные ряды папок с приказами и распоряжениями… О том, какой объём документации здесь ежедневно вращается, красноречиво говорит большой стеллаж, в котором насчитывается 75 адресных ячеек: производства, дирекции, службы, отделы…

   А новации в канцелярии начали происходить после того, как 10 февраля 2006 года распоряжением начальника АХУ Игоря Сдвижкова здесь была создана кайдзен–команда, состоящая из шести человек. Возглавила кайдзен–команду Ирина Мальцева, заведующая канцелярией. Ирина Михайловна во время обхода рассказала его участникам обо всех деталях проделанной работы. Практикум по инструменту 5S в офисе проходил в канцелярии с 13 февраля по 31 марта 2006 года, в настоящее время он находится на втором уровне.

   А с чего всё началось? Члены кайдзен–команды выявили около двух десятков проблем, мешающих более продуктивной работе. Разработали план действий. Определили и цели. Называем их. Улучшить на 50 процентов условия труда. Разработать стандарты для увеличения эффективности деятельности в офисе. Внедрить визуальный менеджмент. Сократить время доставки документации до исполнителей структурных подразделений. Более оптимально использовать имеющиеся площади. Сократить затраты на изготовление бланков распорядительных документов. Итак, цели понятны, приоритеты обозначены. Вперёд, за работу. Помогать работникам канцелярии в деле постижения непростой науки «бережливого производства» стала главный специалист дирекции по развитию производственной системы АЗ «Урал» Наталья Ахмодьянова.

   Ичто же удалось сделать за сравнительно небольшой срок? Очень многое. Фактически условия труда улучшились на 90 процентов. Разработаны стандарты рабочих мест, регистрации распорядительных документов, телефонных разговоров, хранения документов, сортировки корреспонденции. На папках с документами появилось цветовое кодирование. Доставка документации до исполнителей структурных подразделений сократились с двух рабочих дней до восьми часов. Проделанная в канцелярии перестановка рабочих мест позволила исключить излишние перемещения инспекторов и операторов. Высвободившаяся площадь составила более 30 процентов.

   Иещё один важный момент. Отныне бланки распорядительных документов размещаются на заводском сайте, что позволит отказаться от их тиражирования в типографии. Экономический эффект от этого кайдзена — около пяти тысяч рублей. Мелочь? Как сказать. Река наполняется ручейками. А благосостояние огромного завода — вкладом каждого, пусть даже небольшого коллектива.

   Иак, в заводской канцелярии пройден первый уровень эффективного управления работой в офисе, именуемый «создание хорошей основы через самоорганизацию». Сейчас, в пору второго уровня — «улучшение через сотрудничество» — поставлены новые цели для совершенствования. Намечено сократить время обработки внутризаводской корреспонденции с восьми до пяти минут. Размножение документов теперь будет производиться согласно рассылке, без лишних ксерокопий. Поставлена задача сократить время на подсчёт почтовых расходов по реестрам отправляемой с завода корреспонденции с 30 до пяти минут. Строже будет проводиться контроль затрат почтовых расходов по отправке исходящей корреспонденции.

   Рбота, проведённая кайдзен–командой канцелярии предприятия, получила положительную оценку генерального директора АЗ «Урал» Виктора Кормана. Порядок внутри помещений наведён, теперь надо двигаться дальше. Как это часто бывает во время обходов, прозвучали и замечания по существу «бережливого производства», и дельные предложения. Канцелярию предприятия предстоит более полно оснастить компьютерами, внедрить офисную программу электронного документооборота «Лотос», расширить внутризаводской поток корреспонденции по электронной почте. Тогда придут ещё более радикальные предложения. Вот план–конспект действий для канцелярии завода на ближайшую перспективу.

   Весте с генеральным директором АЗ «Урал» Виктором Корманом в обходе рабочих мест канцелярии завода приняли участие заместитель исполнительного директора — директор по РПС Николай Руденко, исполняющий обязанности директора по закупкам Загир Закиров, главный технолог Сергей Лесников, начальник сервисного центра технического обслуживания и ремонта Юрий Гредякин, начальник административно–хозяйственного управления Игорь Сдвижков.

   Сравка «Уральского автомобиля»

   Гавной производственной задачей канцелярии автозавода является своевременная регистрация и доставка до исполнителей корреспонденции, отправка исходящей документации, размножение документов. В канцелярии работает девять сотрудников. Операторы, инспекторы, заведующая машбюро, экспедитор. В коллективе один работник без труда может заменить другого. И какой бы поток писем, различной служебной документации ни поступал в канцелярию, вся корреспонденция будет вовремя обработана и доставлена по назначению.