Поизводственная деятельность в цехах. И управленческая работа в офисе. Между ними, конечно же, есть большие различия. Вблизи станков вся производимая продукция, как говорится, материальна, её можно, при желании, потрогать руками. Чего нельзя сделать, скажем, с хранимой в компьютерах информацией. Но всё–таки есть ниточка связи между производственной и офисной деятельностью, если смотреть на суть вещей с позиций бережливого производства. И первое, и второе можно ввести в процесс непрерывных улучшений, внедряя кайдзены один за другим. А что, скажите, поддаётся улучшению в большой комнате, где есть столы, стулья, компьютеры, кипы папок с документами… Многое. Поднять качество работы. Уменьшить количество используемых площадей. Улучшить мотивацию сотрудников, сократить затраты, а также время ожидания и поиска информации. Вот и получается, что внедряя «бережливое производство» в офисе, по силам научиться более умело вести управленческую деятельность, выполняя работу быстрее, лучше и продуктивнее. А чтобы всего этого достичь, следует осваивать шесть уровней эффективного управления работой в офисе (TSM).

   Гнеральный директор АЗ «Урал» Виктор Корман продолжает практику обходов различных подразделений предприятия на предмет проверки темпов развёртывания «бережливого производства» в цехах и офисах автозавода. Согласно утверждённому на первый месяц лета плану, 14 июня маршрут очередного обхода пролёг к расположенной на седьмом этаже инженерного корпуса комнате № 706, где размещается бюро механосборочных работ отдела анализа эффективности производства и мощностей управления главного технолога. Почти год назад в этом офисе приступили к проведению практикума по TSM. Пройден первый уровень эффективного управления работой в офисе, именуемый «создание хорошей основы через самоорганизацию». Сейчас все двенадцать инженеров–технологов бюро механосборочных работ, помимо своей основной работы, занимаются также и реализацией второго уровня TSM — «улучшение через сотрудничество». Проводится стандартизация процедур и форм, офисных материалов, связи.

   Входе состоявшегося обхода лидер практикума по TSM, он же начальник отдела анализа эффективности производства и мощностей УГТ Евгений Крюков рассказал о том, какая работа была проведена на первом уровне эффективного управления работой в офисе. Прежде всего, кайдзен–команда, в которую кроме лидера вошли начальник бюро Владимир Елыков, инженеры–технологи Екатерина Баширова, Наталья Бердникова и Анна Фролова, разработали своеобразную дорожную карту, определили главные цели, которых надобно было достичь, используя инструменты 5S. Четыре цели. Называем их. Упорядочение места хранения и идентификации рабочих документов. Улучшение условий труда на 50 процентов. Создание стандартов для увеличения эффективности работы. Создание примеров визуальной информации. Последний пункт особенно важен, поскольку более 80 процентов всей информации мы воспринимаем через зрительный процесс.

   Иак, определив цели и задачи, кайдзен–команда приступила к действиям согласно разработанному и утверждённому плану. Что же удалось сделать? Из прозвучавшего доклада лидера кайдзен–команды запомнились несколько фактов. По итогам проведённой работы время поиска документации сократилось с 15 до одной минуты. Внедрены восемь стандартов: хранения архивных документов, рабочего места, режима работы, размещения сотрудников в офисе, расположения рабочих документов… На первом уровне практикума по TSM технологам удалось выполнить весь план– конспект действий, состоящий из 19 проблем. Только не зря же говорят, что процесс улучшений бесконечен. В ходе реализации второго уровня практикума по TSM сотрудникам бюро механосборочных работ предстоит избавиться от ещё большего количества выявленных проблем — 29. Если точнее, их сегодня осталось наполовину меньше. Время на месте не стоит. И люди без дела не сидят. В ходе практикума по TSM инженеры–технологи бюро механосборочных работ сумели достичь всех поставленных на первом уровне целей. Появилось упорядоченное место хранения и идентификации рабочих документов. Избавились от всего ненужного, как от надоевшего сора. Стали привыкать трудиться по разработанным стандартам. Все папки с хранимой в них документацией теперь различаются по цветовой гамме. Например, бордовый цвет — для документов общего пользования. Перевыполнен был и перечень мероприятий, касающийся улучшения условий труда.

   Дльше группа из числа принимавших участие в обходе проследовала в офис № 706.

   Касиво, ничего не скажешь. Просторно и светло. Новая мебель. Нарядный линолеум на полу. Цветы. Четырнадцать рабочих мест. И нет ничего лишнего на каждом из столов. Отдельно хранимые личные вещи никогда теперь не пересекутся с информационными материалами и канцелярскими принадлежностями. Стройные ряды разноцветных папок. «Переписка с предприятиями», «Распорядительные документы», «Обучение персонала», «Снижение затрат», «Аттестация рабочих мест»… Всё под рукой. И долго рыться теперь в папках не надо. Пройден всего первый уровень практикума по TSM. Как же будет выглядеть эта комната, когда останется позади, скажем, пятый уровень TSM, дающий персоналу «возможность гибкой работы в командах»?

   Рбота, проведённая кайдзен–командой бюро механосборочных работ отдела анализа эффективности производства и мощностей управления главного технолога, получила высокую оценку генерального директора АЗ «Урал» Виктора Кормана. Первый руководитель предприятия отметил, что нынешнее состояние комнаты № 706 является образцом для подражания, точно такими же должны стать в ходе развёртывания «бережливого производства» все офисы, расположенные в инженерном корпусе. Виктор Христофорович также пожелал работникам УГТ успешно справиться с целями, которые поставлены на время освоения второго уровня эффективного управления работой в офисе. Конечно трудиться в такой нарядной комнате — просто мечта. Борис Алексеевич Ковров, инженер–технолог с многолетним стажем, отметил:

   — Никогда раньше в подобных условиях не доводилось работать.

   Иещё в одной комнате, № 701, где размещается отдел материальных нормативов, побывали в то июньское утро генеральный директор АЗ «Урал» Виктор Корман и группа сопровождавших его топ–менеджеров предприятия. Там они ознакомились с результатами проведённого практикума по 5S. Пояснения по поводу проделанной работы давал начальник отдела Михаил Ченцов. Практикум проходил с января по март 2006 года. Применение инструментов 5S позволило улучшить условия труда в офисе, повысить производительность, избавиться от излишней оргтехники и мебели.

   Оходы генеральным директором АЗ «Урал» Виктором Корманом подразделений предприятия, вовлечённых в процесс «бережливого производства», стали нормой. Преимущества такой формы работы очевидны. Если есть в цехах и офисах результаты деятельности в области кайдзен, то они сразу и всем видны. И ещё одна немаловажная деталь. Обходы проводятся прежде всего для того, чтобы подсказать пути решения проблем и оказать поддержку коллективам. В ходе каждого обхода руководители различных служб автозавода получают от генерального директора конкретные поручения. Не было исключений и на этот раз. Начальник сервисного центра технического обслуживания и ремонта службы главного инженера Юрий Гредякин записал в свой деловой блокнот две проблемы, устранением которых предстоит заниматься. Утеплить одну из стен в комнате № 701. Провести анализ количества электроэнергии, потребляемой в дневное время офисами инженерного корпуса. Два замечания. И они тоже по сути «бережливого производства».