Впервой половине 2005 года в агрегатном и прессово–сварочном производствах АЗ «Урал» прошли восемь специализированных практикумов, сутью которых была направленность на быстрое и качественное внедрение производственной системы холдинга «РусПромАвто». Автономное обслуживание оборудования, одномоментная переналадка штампов, производственная логистика, «5S», производственные потоки… Состоявшиеся практикумы призваны способствовать повышению безопасности труда, увеличению эффективности технического обслуживания оборудования, выравниванию потоков создания ценностей, снижению затрат и объёмов незавершённого производства. Не трудно заметить, что все прошедшие практикумы касались прежде всего производственной сферы и проводились в цехах автозавода. Но ведь на АЗ «Урал» есть многоэтажный инженерный корпус, в котором сосредоточены различные службы, дирекции, отделы, бюро… Получается так, что пока «бережливое производство» внедряется как бы мимо управленческих звеньев. В ближайшее время этот пробел будет устранён. В начале июля в одном из подразделений центральной бухгалтерии АЗ «Урал» пройдёт трёхдневная интенсивная часть практикума по инструменту TSM (деятельность в офисе).

   Н минувшей неделе в конференц–зале старого заводоуправления состоялась презентация предстоящего офис–практикума. Незаметно пролетели полтора часа. Думается, все побывавшие на презентации почерпнули немало полезной для себя информации. Автор этих строк, вернувшись в редакцию «Уральского автомобиля» и находясь под впечатлением от услышанного и увиденного, первым делом навёл порядок на рабочем столе: убрал из ящиков лишние бумаги, отсортировал карандаши и ручки, определил место для диктофона, избавился от пустых стержней и «севших» батареек… И что? Уже через неделю рабочий стол стал незаметно обрастать различными ненужными мне бумагами, от которых и толку мало, и выбросить жалко. Да, «бережливое производство» — вещь и простая и сложная, требующая не только изменений в мышлении, но и постоянного контроля над самим собой. Однако вернёмся к прошедшей презентации практикума по инструменту TSM (деятельность в офисе). Вначале директор по развитию производственной системы Николай Руденко рассказал о главных целях и задачах предстоящего практикума, представил его лидера Наталью Ахмодьянову, главного специалиста ДРПС. Затем слово взял Раду Деметреску — уже известный многим специалистам автозавода консультант Кайзен–Института. Он не в первый раз приезжает в Миасс, хорошо знает основные цеха предприятия, но в инженерном корпусе, готовясь к офис–практикуму, побывал впервые.

   Чо собой представляет офисная деятельность? Вот стул, там стол, на нём компьютер с базой данных, принтер, есть ещё кипы папок с документами, телефон плюс шкаф, в котором помимо прочего хранятся, надо полагать, и кофеварка с чашками. И всем этим имуществом надо умело управлять, оперативно и качественно выполняя порученный участок работы. Производственная деятельность в цехах и управленческая работа в офисе. Между ними, конечно же, есть различия. И главное заключается вот в чём. В цехах вся производимая продукция, как говорится, материальна, её можно руками потрогать. Чего нельзя сделать, скажем, с хранимой в офисных компьютерах информацией. Порой и такое бывает. Зайдёшь в незнакомый офис и не поймёшь без объяснений, что тут располагается, то ли бухгалтерия, то ли управление персонала, то ли служба экономистов… Повсюду одинаковые столы, оргтехника и телефоны. Есть ещё одно существенное различие между двумя видами человеческой деятельности. Производственники могут управлять запасами материальных ценностей. В офисе мало кто может управлять запасами информации, сосредоточенной, скажем, на жёстких дисках компьютеров. Но вот что радует. Есть всё–таки ниточка связи между производственной и офисной деятельностью с точки зрения «бережливого производства». И первое, и второе можно ввести в процесс непрерывных улучшений, внедряя кайзены один за другим. Что, например, можно улучшить в офисной деятельности? Многое. Поднять качество работы. Уменьшить количество используемых площадей. Улучшить мотивацию сотрудников, сократить затраты, а также время ожидания и поиска информации. Словом, внедряя «бережливое производство» в офисе, по силам научиться заниматься управленческой деятельностью быстрее, лучше и более продуктивнее. А чтобы этого достичь, следует в совершенстве освоить шесть уровней эффективного управления работой в офисе. Надо обязательно их назвать. Прежде всего, «самоорганизация». Она создаёт основание для улучшений через уже известный нам инструмент «5S» (соблюдай, стандартизируй, содержи в чистоте, сложи по местам, сортируй) и способствует устранению муды. Далее идёт «уровень сотрудничества». Он начинается после того, как пойдёт процесс улучшения, вводится система стандартизации в офисе, исправляются ранее допущенные ошибки. «Процесс улучшения» — третий уровень. Он приводит к уже ощутимым переменам. Четвёртый уровень — «оптимизация как команда». Отличительной чертой этого уровня считается установка визуального менеджмента. Следующая ступенька по улучшению управленческой работы в офисе — «гибкая работа в командах». И самая заоблачная вершина для всех работающих в офисах — «лучший в классе». Как сказал про этот, шестой, уровень на презентации консультант Кайзен–Института Раду Деметреску:

   — К нему надо стремиться и стремиться. Я не знаю какой–либо в мире компании, которая бы достигла такого уровня.

   Вовь вернувшись ко всем шести уровням эффективности управленческой деятельности, Раду Деметреску более подробно рассказал о сути каждой из них. Вот, например, пресловутая «муда», та самая, что мешает и не приносит ценностей для заказчика. В любом офисе найдётся с избытком ненужных копий, статистических материалов, устаревшей информации. Документы занимают много места. Избавиться от всего этого как от сора — вот к чему призывает инструмент «5S». Ничего хорошего не приносят и периоды ожидания (очереди, согласования, дублирование, ожидание документа, отданного на подпись). Вот почему такое большое внимание уделяется процессу стандартизирования. Выработать правила для офисной деятельности и действовать по ним. Стандарты являются основой для обучения и проводимых аудитов. Они должны быть простыми и доступными, помогать экономить рабочее время. Стандарты для проведения совещаний, по оказанию услуг, поиску документов, предоставляемым отчётам… Можно добиться улучшений, если взять за основу такое правило. Разговоры по телефону — одна минута, отчёт — одна страница, совещание — один час, принятие решения — один день. Много пользы принесёт и поставленный в офисе магнитный стенд, на котором фиксируется — кто, где и по какой причине находится в течение всего рабочего дня.

   Опроцессе улучшений в офисе можно говорить и говорить. Он бесконечен. И каждая фирма находит вдобавок к уже известным и свои решения. Но ещё никто не обходился без визуального менеджмента. И всё потому, что человек более 80 процентов поступающей информации воспринимает глазами и только 10 — органами слуха.

   В второй части презентации был продемонстрирован видеофильм, рассказывающий о том, как сотрудники одной германской фирмы наводили порядок в офисе, без сожаления расставаясь со всем старым, отжившим, ненужным. Запомнился лозунг, размещённый на майке одного весёлого офис–менеджера: «Не ждите, просто сделайте это». Лучше и не скажешь. Наверное, следуя этому призыву, сразу после окончания презентации главный бухгалтер АЗ «Урал» Сергей Смецкой предложил консультанту Кайзен–Института Раду Деметреску провести предстоящий практикум по инструменту TSM (деятельность в офисе) в одном из подразделений центральной бухгалтерии автозавода:

   — Поддержку и личное участие гарантирую.

   Кнсультант Кайзен–Института Раду Деметреску охотно принял это предложение.