Впрошлом номере нашей газеты мы дали краткое сообщение о визите представителей администрации Миасского городского округа во главе с Виктором Ардабьевским к нам на завод, в дирекцию по развитию производственной системы. Главная цель визита — знакомство с принципами «бережливого производства» в целом и системой TSM (управление деятельностью в офисах) — была достигнута.

   Пиветствуя собравшихся, директор по производству Николай Крайнов выразил радость от встречи, надежду на то, что она окажется полезной, и кратко коснулся очевидных плюсов системы, позволяющей построить работу офисов по-новому. Тем самым уменьшив время прохождения документов, излишние действия и, как следствие, затраты… А далее слово было предоставлено главному специалисту Людмиле Степченко, обеспечивающей методологическое сопровождение по инструменту TSM, в чьём ведении находятся дирекции — по развитию, по персоналу, финансовая —и некоторые другие заводские подразделения. Она подготовила интересную презентацию с использованием слайдов, в доступной форме объясняющую основные принципы действия и внедрения TSM, а также возможные положительные результаты. Ранее с этой презентацией ознакомились руководители Сбербанка Уральского федерального округа, Миасского управления образования и некоторых других городских организаций.

   Сою речь Людмила Степченко начала с разъяснения отличий работы производства от работы офиса и разного подхода к оценке результативности деятельности рабочих и служащих. Далее коснулась основных целей и способов их достижения, шести уровней эффективного управления работой в офисе и подробно остановилась на системе 5S. Здесь, помимо использовавшихся в предыдущих темах графиков и таблиц, были показаны фотографии, сделанные во время пилотного практикума, проводившегося в централизованной бухгалтерии специалистами Кайзен-института. Рассказ о стандартизации рабочих мест наглядно показал, как должно выглядеть место офисного сотрудника в начале и в конце рабочего дня, и познакомил гостей с принципами аудита 5S первого и второго уровней. Принцип постановки целей SMART может эффективно применяться не только касательно рабочих вопросов, но и вполне — всех остальных. О чём бы ни шла речь — об увеличении продаж продукции на 20 процентов или похудении на 20 килограммов… Гости пока на фотографиях увидели, как выглядит стенд управления с размещёнными на нём целевыми показателями и динамикой их достижения, структурные графики, отражающие ежедневную, еженедельную и ежемесячную работу каждого сотрудника. Узнали о том, что такое «кайзен», и какие правила рационального использования площадей исключают ненужные перемещения служащих… В общем и целом немалое количество информации воспринималось гостями предприятия с большим вниманием и явным интересом. Серьёзное желание главы администрации оптимизировать процесс работы городских чиновников нашло полное понимание в дирекции по развитию производственной системы, предлагающей свою помощь и поддержку.

   Н, как говорится в старой русской пословице, «лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать». Говоря языком системы образования, «закреплять пройденный материал» делегация отправилась в отдел внутризаводского планирования, где Людмила Степченко наглядно показала всё то, с чем уже познакомила гостей предприятия теоретически. Гости воочию увидели и стенды, отражающие повседневную жизнь подразделения, в том числе количество поданных, рассматриваемых и внедрённых кайзенов, а также сами кайзены, оформленные на специально для этого предназначенных бланках… Не говоря уже о том, что всё находилось на своих доступных местах, всё в любой момент легко можно найти. А утверждение «всё гениальное просто» подтверждается здесь, например, разноцветными полосками на корешках объёмных папок, не позволяющими перепутать, на какую полку папку необходимо вернуть после использования…

   Зесь же, «по горячим следам», Виктор Ардабьевский отвечал на вопросы журналистов, касающиеся всех аспектов увиденного и услышанного им и его командой за последние пару часов.

   — Сегодня мы прослушали, — сказал глава администрации, — вводную лекцию, убедились в результатах. Я убеждён, что внедрение этой системы в офисах изменит деятельность в положительную сторону. Внедрение этой системы обеспечит, в первую очередь, прозрачность работы местного самоуправления, приведёт к сокращению затрат, сократит время прохождения наших документов. То есть улучшит работу администрации.

   — Насколько актуальным вам кажется внедрение этой системы во время финансового кризиса?

   — Чиновники органов местного самоуправления, к которым относится и администрация Миасса, часто подвергаются критике со стороны населения — бюрократизм, затягивание времени, некачественная работа… Система TSM — «живая», она работает, необходимо только адаптировать её к условиям деятельности нашего учреждения. Но дело это долгое, возможно, даже не на месяцы, а на годы. Подразумеваются постоянные, непрерывные улучшения.

   — Приведёт ли это к тому, что количество сотрудников администрации частично сократят?

   — Я думаю, что оптимизация численности будет одним из результатов работы по внедрению этой системы.

   — Что же в общем побудило вас заинтересоваться системой TSM?

   — Ещё несколько лет назад, работая на производстве, я понял, что внедрение стандартов на предприятии является прогрессивным методом улучшения работы. К администрации это тоже можно в полной мере отнести… Я думаю, что после обсуждения итогов сегодняшнего визита мы примем решение, скорее всего, заключим договор на обучение и внедрение. Связь между администрацией и автомобильным заводом «УРАЛ» поднимется на новую ступень…

   — Не пугают ли вас затраты? Это недёшево…

   — Об уровне затрат пока сказать сложно. Но в том, что в конце концов всё окупится, я не сомневаюсь!