Система «бережливого производства» будет внедрена в администрации округа

   Глава администрации МГО посетил автозавод «Урал» для изучения передового опыта сокращения затрат на офисное управление.

   Гядущий визит представителей администрации на градообразующее предприятие глава администрации округа Виктор Ардабьевский и генеральный директор автозавода Виктор Корман обсудили заранее. «Бережливое производство» — это система экономии ресурсов, сокращения потерь и затрат. Взять самое лучшее из системы и адаптировать к работе муниципалитета — такую задачу поставил Виктор Ардабьевский. После предварительной проработки вопроса глава администрации вместе с заместителями побывал в минувшую пятницу на автомобильном заводе. Здесь они познакомились с основными идеями и принципами «бережливого производства», а также увидели практические результаты его внедрения в работе офиса.

   Взит начался с лекции. В конференц-зале старого заводоуправления главный специалист по развитию производственной системы Людмила Степченко выступила в роли преподавателя. Используя слайды электронной презентации, она рассказала о том, как снизить офисные затраты с помощью рационального распределения рабочих площадей, материалов, времени.

    — В среднем около 30% рабочего времени является ценным, а остальные 70% — это потери, — сообщила Людмила Степченко и подробно объяснила методику проведения оптимизации офисной работы. Она провела сравнительный анализ между работой в офисе и на производстве, охарактеризовала причины и разновидности потерь времени как в кабинетах, так и в цехах, описала, как свести эти потери к минимуму. Допустим, если ввести для обязательного исполнения и держать на контроле такие правила-стандарты, как «рабочий день четко длится с 8 до 17 часов», «совещание проходит не более часа», «ответы по электронной почте и ответственные звонки осуществляются в тот же день», то это не только поднимет трудовую дисциплину в кабинетах, но и при имеющихся ресурсах даст больший эффект. Приводились и примеры из внезаводской жизни: так, в одном из банковских отделений с помощью подобной оптимизации процесс выдачи клиентам сберегательных книжек был сокращен с 10 до 2 минут.

    Гости не просто слушали, но и отвечали на предложенные лектором вопросы, из которых было видно, что и Виктор Ардабьевский, и его заместители темой владеют. После теоретического обучения представители администрации проследовали в инженерный корпус предприятия. В отделе внутризаводского планирования они на практике увидели, как организованы рабочие места клерков, как хранится документация и производится мониторинг всех цеховых показателей.

   П мнению Виктора Ардабьевского, автозавод является передовым предприятием по части внедрения стандартов в управление и в производство: «Еще работая на производстве, я понял, что внедрение стандартов в деятельность — это прогрессивный метод по улучшению работы. Я глубоко убежден, что внедрение системы управления «бережливый офис» в работу администрации даст положительные изменения».

   «Бережливый офис», вводя стандарты работы, стандарты услуг, снижает вероятность ошибки, уменьшает затраты, делает работу каждого ориентированной только на клиента. В данном случае — на жителя Миасса.

   А ведь нередко работа чиновников вызывает справедливые, считает глава администрации, нарекания со стороны жителей на бюрократизм, затягивание подготовки документов, просто на некачественную работу. «Внедрение системы «бережливый офис» позволит сделать работу миасских чиновников более прозрачной, приведет к сокращению затрат на управление, — уверен Виктор Ардабьевский. — Оптимизация численности работников администрации тоже станет одним из результатов. Думаю, сумеем добиться ускорения прохождения документов. Во время визита на автозавод мы убедились, что эта система действительно эффективная, живая, она реально работает. Понятно, что ее надо адаптировать к условиям администрации. Эта работа небыстрая, возможно, даже не на месяцы. Но есть еще один очень важный момент. Система после внедрения подразумевает дальнейшие непрерывные улучшения работы. Об уровне затрат на внедрение говорить пока рано, но уже сегодня можно уверенно сказать, что они несомненно окупятся».

   Кк объяснил Виктор Ардабьевский корреспондентам, итоги визита он обсудит со своими заместителями, будут приняты необходимые решения, как внедрять «бережливый офис». Скорее всего, администрация округа вновь обратится за помощью на автозавод: необходимы будут методология, специалисты. Не исключает глава администрации и подписание соглашения или договора с предприятием. И тем самым отношения администрации Миасса и градообразующего предприятия выйдут на новую ступень, на качественно новый уровень.